ベストチョイスシンドローム

あらゆることに対して最適化を目指す最良選択症候群

[IT」エバーノートで名刺管理

evernoteで名刺管理を行っている。850枚ほどの名刺を登録した。ドコモとevernoteがプレミアムキャンペーン中で、容量が通常1か月60MBまでのところを向こう1年間1か月1GBまで使用できる。キャンペーン終了後も既存のデータは使用できる とのこと。ただし、検索速度が遅い云々はあるらしい。エバーノートについては標準でも画像データのOCRはできるようだ。OCRはなかなかのできで認識率は高いが、縦書きで字間がある名前などは苦手のようだ。

名刺登録方法は人によっていろいろあると思うが、私はとりあえず次のように行っている。その前にエバーノートの構成についておさらいしていみると、まず、ノートブック>タグ>ノート>画像データという階層構造となっている。厳密にいうとタグは階層ではないのだが、私は階層構造的に使用している。登録した名刺の検索は、1.検索でヒットする場合、2.検索でヒットせずタグから探す場合、の2パターンがある。問題は、タグから探すときにいかに早く該当する名刺に辿り着くかということである。タグはできるだけ少なく、1つのタグにぶらさがるノートもできるだけ少ないほうがよいという命題であり、これをいかに最適化するかということである。まずは、「名刺」というノートブックを作成する。

登録する対象が名刺なので、大抵は法人である。区分としては、所在地、業種のほか、受け取り日時がある。一般的に所在地は都道府県、市町村など、業種は日本標準産業分類があるが、これらの区分に基づくとタグが増えてしまう。そこでタグの分類法としては、所在地は主な出張エリアを9つに分類した。日常対応する法人の類型を5つに分類し、あと個人を1つ計15のタグを作成した。所在地と類型はクロスもできるのだが、できるだけ一つのノートに一つのタグとした。法人の類型パターンは人によって異なると思う。ユーザー(顧客)、協力会社、大学、役所などの他に業種や業態で分ける場合もあるかもしれない。ノートは、1市町村1ノート、又は、1企業1ノートを原則としているが、名刺が少ないところは複数の市町村・企業を適当にまとめて1ノートとしている。この辺が難しいところ。また、1つのノートの名刺画像は10~20枚程度にするようにしている。因みに1画像に複数の名刺を撮影する方法もあるようだ。

いまのところ、特定のタグが増えるのでやや探すのに時間がかかるが、実用上は何とかなりそうだ。検索でヒットしない場合は、都度、ノートに会社名、氏名を追記するのもよい。分類をあきらめて、ひたすら時系列で入力する方法もあるかもしれない。いずれにせよ、これまで溜まった名刺を家に帰ってからの短時間でひたすらスマホで写真を撮ってエバーノートに取り込んでいる。予め名刺を分類しておくと作業は捗る。スマホを使用すると作業が楽である。スマホのカメラが1枚あたり500KBの画質なので、今のところ400MB弱になっているが、エバーノートプレミアムでは問題ない。間もなく次の月になり増量する予定。まだまだ名刺はあり、当分作業は終わりそうもないがじっくりやっていくつもり。たまった名刺がどんどん整理されていくのは、ひじょうに気持ちが良い。職場のパソコンのエバーノートと同期させ名刺検索を可能としており、早速、検索に役立つケースも出てきた。エバーノートとスマホに感謝している。

でも、これがエバーノート有料会員への誘いなのこもしれない。

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